kolejkaPlan Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego zakłada wprowadzenie elektronicznych systemów obiegu dokumentów na uczelniach i szkołach wyższych. Takie rozwiązanie ułatwi załatwienie spraw związanych z „papierologią” przy rozliczaniu roku akademickiego czy składaniu prac dyplomowych. Resort planuje sporządzić ustawę już w przyszłym roku w porozumieniu ze środowiskiem akademickim.


Teraz: elektronicznie tylko w teorii

Większość uczelni już proponuje studentom elektroniczne rozwiązania. Przykładami są popularny USOS (Uniwersytecki System Obsługi Studiów) czy APD (Archiwum Prac Dyplomowych) – system wykorzystywany przez Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, który umożliwia studentom wgranie pracy i wystawienie recenzji przez komisję egzaminacyjną. Dzięki takim rozwiązaniom studenci mogą zapisywać się na zajęcia, sprawdzać swoje oceny czy wgrywać pracę dyplomową. Mimo to każdy student musi zgłosić się do dziekanatu po to, aby otrzymać potrzebną pieczątkę, zamknąć sesję egzaminacyjną czy złożyć wniosek i pracę na pierwszym lub na drugim stopniu. Wiąże się to ze zmożoną pracą administracji uczelni pod koniec roku akademickiego. „Papierologia” co roku przeraża też samych studentów, którzy boją się czy aby na pewno przygotowali wszystkie wymagane dokumenty. W przeciwnym razie zostają odesłani z kwitkiem. Dlatego resort planuje spore zmiany, które oprócz ułatwienia dla studentów, będą również ograniczać koszty.

– Zmiany nie są jeszcze przesądzone i będą konsultowane z przedstawicielami uczelni, ale chcielibyśmy wprowadzić wymóg prowadzenia niektórych procedur w drodze elektronicznej – mówi Piotr Müller, doradca Jarosława Gowina, wicepremiera, ministra nauki i szkolnictwa wyższego.
internet

Elektroniczne i tradycyjnie

Dokumentacja papierowa oczywiście nie zniknie - uczelnie będą zobowiązane do równoległego archiwizowania dokumentów w tradycyjnej formie. Resort ma największe zastrzeżenia do procedur związanych z wysyłaniem informacji o toku studiów. Każda z uczelni i szkół wyższych w Polsce co roku wysyła setki tysięcy listów o przyjęciu na studia czy skreśleniu z listy studentów.

– To zupełnie niepotrzebnie pochłania ogromne pieniądze. Wystarczyłoby e-mailem przesłać informację do zainteresowanego. To także będzie opłacalne dla kandydatów, bo uczelnie powinny wówczas obniżyć opłaty za przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego – uważa Müller.

Zamiast listów wystarczyłby mail. Tak samo można byłoby przesyłać decyzje w sprawie przyznania stypendium i inne decyzję, np. o przyznaniu Indywidualnego Toku Nauczania czy urlopu dziekańskiego. Dzięki temu studenci nie musieliby spędzać w dziekanacie tyle czasu, co teraz.

Pół wieku na przechowywanie dokumentów - czy potrzebne?

Kolejny problem to obowiązek archiwizowania dokumentów studenckich przez 50 lat. Generuje to ogromne koszty związane z utrzymaniem i przechowywaniem teczek absolwentów. Resort jest zdania, że warto zmienić to prawo, aby ograniczyć koszty. Pomysł zakłada aby trzymać przez pół wieku tylko dyplomy ukończenia studiów i suplementy. Reszta dokumentów, czyli wnioski o zamknięcie sesji egzaminacyjnej, zaświadczenie o odbyciu praktyk i inne decyzje powinny być przechowywane tylko przez 10 lub 15 lat od daty zakończenia studiów. Kompromisem między takim rozwiązaniem a obecnymi zasadami jest digitalizacja. Gdyby uczelnie po upłynięciu przewidywanego czasu przechowywały dokumenty studenckie w formie elektronicznej, koszty zostałyby ograniczone, a dokumentacja dalej byłaby dostępna.

– Pracując nad projektem rozporządzenia w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, które obowiązuje od 1 października, chcieliśmy znieść 50-letni obowiązek przechowywania całej teczki studenta, ale z uwagi na ustawę o archiwach państwowych, nie mamy takiej możliwości – tłumaczy doradca ministra nauki.

Takie rozwiązanie zostało skrytykowane przez Stowarzyszenie Archiwizjoner. Jego członkowie podkreślają, że takie postępowanie doprowadziłoby do sytuacji, w której absolwent już w wieku 40 lat nie mógłby sprawdzić swojej teczki, a czasem, choć nie zawsze, wymaga tego nowy pracodawca.
dokumenty

Zmiana będzie kosztować uczelnie

Koszty wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów czy systemów obsługi studenckiej bardziej rozbudowanych niż te, które na uczelniach są już obecne, poniosą uczelnie. Oprócz środków, trzeba będzie też przeszkolić pracowników administracyjnych, co wiąże się z dodatkowym nakładem pracy dla administracji uczelni. Szkoły wyższe z rezerwą podchodzą do planów ministerstwa. – Elektroniczny obieg dokumentów i tak jest nieunikniony – mówi Krzysztof Szwejk ze Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie. – Takie rozwiązanie już wprowadzamy, ale sama aplikacja jest bardzo kosztowna, dodatkowo wymaga to przeszkolenia pracowników, w przypadku naszej placówki to ok. 3 tys. osób – uzupełnia.

Na razie Resort opracuje plan zmian. Projekt nowej ustawy ma zostać przedstawiony w przyszłym roku.

Źródło: Gazeta Prawna